Dokumentenmanagement als zentraler Baustein von ECM

ArchivPlus ist eine Komplettlösung für das gesamte Dokumenten-Management, mit der alle Vorgänge vom Posteingang über die Weiterleitung und Bearbeitung der Dokumente bis zur Archivierung elektronisch abgewickelt werden können. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit der automatisierten Extraktion von Buchungsdaten aus den gescannten Papier-Dokumenten wird ebenso unterstützt, wie die eMail-Archivierung im Kontext aller anderen Dokumente. Alle bei Ihnen anfallenden Belege wie z.B.:
  • Spoolbelege (CI) aus den Systemen IBM i, System i oder iSeries / AS/400

  • gescannte Papierbelege (NCI)

  • Netzwerkdateien wie z.B.: Notes-, WORD-, EXCEL- oder PDF Dokumente bis hin zu CAD- Zeichnungen oder Audio- und Video-Objekten aus anderen Systemen im Netzwerk

  • ein- und ausgehende eMails und Faxe mit automatischer Zuordnung zum jeweiligen Kunden /Lieferanten etc.
können direkt auf der Magnetplatte oder auf externen Speichersystemen archiviert werden. ArchivPlus ist modular aufgebaut und kann in beliebiger Reihenfolge installiert und einfach in vorhandene Standard- oder Individualsoftware integriert werden.


Die Elektronische Akte: Flexibler Aktenzugriff überall

Das ArchivPlus Retrievalsystem bietet eine einheitliche Suchfunktion für alle Belegarten. Sie können gezielt und schnell auf alle Dokumente zugreifen, die aus Ihrer Sicht zu einem Vorgang gehören.

Es werden die unterschiedlichsten Zugriffs- und Präsentationsmöglichkeiten für den unternehmensweiten Zugriff die elektronischen Akten zur Verfügung gestellt. Alle gängigen Präsentationsformen wie
  • Browser-Recherche,

  • Windows-Recherche oder

  • 5250-Oberfläche
sind in ArchivPlus verfügbar und können ohne Programmierkenntnisse zentral administriert werden. Vorteil der Browser-Recherche ist, dass keine spezifische Software-Installation auf dem Client-Arbeitsplatz erforderlich ist. Alle Oberflächen haben frei konfigurierbare Selections- und Trefferlistenformate.

über die durch das Modul Web-Recherche zur Verfügung gestellte Schnittstelle kann der ArchivPlus Webserver HTML-Code zurückgeben, der entweder direkt im Browser angezeigt und ausgeführt werden kann oder es werden die aufgerufenen Daten als  JSON oder XML Datenstrom  an die aufrufenden Programme zurückgegeben und können dort weiter verarbeitet werden.


Workflow ein unschätzbarer Prozessbeschleuniger

Durch die elektronische Bearbeitung und Weiterleitung der Dokumente zwischen den Mitarbeitern ohne manuellen Aktentransport können die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten deutlich verkürzt werden. Auf der Rechnung können elektronisch Markierungen angebracht, Kostenstellen zugewiesen, Stempel aufgebracht und Zahlungen genehmigt werden. Die jeweiligen Anmerkungen am Dokument werden als Versionen gespeichert, so dass ein Zurückverfolgen der einzelnen Bearbeitungsschritte jederzeit möglich ist. Es wird automatisch die aktuellste Version angezeigt. Dabei kann ein Arbeitsvorgang an beliebig viele Abteilungen nacheinander versendet werden. Durch direktes Freigabe-Stempeln von Belegen mit automatischer Weiterleitung an den Aufgabenkorb des nächsten Bearbeiters kann eine deutliche Beschleunigung der Geschäftsprozesse erzielt werden.

Zusätzlich kann die Erfassung von Kontierungsdaten zur Übergabe an das FiBu-System und zur automatischen Verbuchung realisiert werden.



Automatische Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Mit der automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen in ArchivPlus können über verschiedene Verfahren wie OCR-, Vorlagen- und Freiform-Erkennung Rechnungsdaten aus beliebigen Quellen ausgelesen und gegen Bestelldaten auf Plausibilität geprüft werden. So beispielsweise aus gescannten Papierbelegen, aus empfangenen Telefaxen oder aus PDF-Dateien, die als elektronische Rechnungen per eMail-Anhang übermittelt wurden. Beim Empfang von ZUGFeRD Rechnungen kann dieser Prozess weiter vereinfacht und automatisiert werden, da die Schritte Scannen und OCR-Erkennung entfallen und nachfolgenden Prozessschritte wie Klassifizierung und Datenextraktion stark vereinfacht werden können.

Rechnungsversand per eMail im ZUGFeRD Standard vom IBM System i

Für System i Anwender bieten wir mit eComPlus die Möglichkeit ZUGFeRD Dateien aus beliebigen Spooldateien automatisch zu generieren und mit Gräbert eComPlus elektronisch per eMail zu versenden. So können Ausgangsrechnungen beispielsweise direkt aus der Fakturierung des ERP-Systems als PDF-Dateien an eMails angehängt und automatisiert an die Rechnungsempfänger übermittelt werden. Hierbei ist für den Rechnungsversender zu beachten, dass der elektronische Versand von Rechnungen gemäß GoBD, die elektronische Archivierung der elektronisch versandten Dokumente erforderlich macht.



Archivierung von eMail und Fax in elektronischen Akten

Geschäftsrelevante eMails und Faxe unterliegen der Aufbewahrungspflicht wie alle anderen Belege und Dokumente und müssen kunden- / lieferantenbezogen in den zugehörigen elektronischen Akten im Kontext mit allen anderen Dokumenten des Unternehmens archiviert werden. Mit Gräbert ArchivPlus kann die nahtlose Integration erfolgen. Der Versand von archivierten Belegen per eMail oder Fax kann wiederum auf einfache Art und Weise mit eComPlus realisiert werden.