Unified Messaging für IBM System i

eMail - Fax - SMS - eBilling - elektronische Rechnungen

Unified Messaging für den Mittelstand

Die Gräbert Lösung eComPlus ist eine schnell einzuführende Unified Messaging Lösung. Sie kann aus den Funktionen eMail, Fax und SMS modular, entsprechend dem tatsächlichen Bedarf, aufgebaut werden. Damit können auf dem IBM System i erzeugte Auftragsbestätigungen, Bestellungen sowie PC-Dokumente (Briefe, Verträge, Kalkulationen) direkt versandt werden. eComPlus dient auch als Basis für eBilling, dem gesetzeskonformen Versand von Rechnungen per eMail oder Fax mit qualifizierter elektronischer Signatur. Mit der Erweiterung um ArchivPlus kann die kontextbezogene Archivierung von geschäftsrelevanten versandten und empfangenen eMails und Faxen erfolgen.

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Integration in System i Anwendungen und IT-Infrastruktur

Um System i Anwendern einen bereits im Netzwerk installierten DSL-Router oder Mailserver für den eMail-Versand verfügbar zu machen, ist lediglich die System i Software eMail-Connector von eComPlus zu installieren. Die Einbindung von LotusNotes, MS Outlook und Exchange oder anderen SMTP-/POP3 Clients kann erfolgen. Sollen zusätzlich die Dienste Fax und SMS bedient werden, so ist eine Anschlussbox eComPlus gateway im System i LAN zu installieren. eComPlus lässt sich also sehr einfach in die IT-Infrastruktur einbinden, so dass Belege aus den vorhandenen System i Anwendungen direkt papierlos per Fax oder eMail versendet werden können. Ebenso lassen sich archivierte Belege - beispielsweise Rechnungskopien zur Optimierung des Mahnverfahrens - problemlos faxen oder mailen.

Fax, SMS und eMail mit gleicher Benutzeroberfläche


Mit der Integration von eComPlus in die Systeme i können dem Anwender die Dienste für den Versand und Empfang von Faxen und eMails sowie für den SMS-Versand direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. über eine einheitliche Benutzeroberfläche kann der Benutzer im Mischbetrieb den Dienst auswählen, über den er die Nachricht verschicken will: also als eMail, Fax oder auch SMS. Spezifische Gegebenheiten dieser unterschiedlichen Kommunikationsdienste wie das Verwenden von Kopf- und Fußlogos oder das Hinterlegen von Formularen für den Fax- und eMail-Versand, das Anfügen von Dateien beim eMail-Versand oder das Beschränken auf kurze Nachrichten beim SMS-Versand, werden berücksichtigt.

Moderne Hardware eComPlus gateway für Fax und SMS


Mit der eComPlus gateway Hardware kann über eine beliebige Anzahl von Fax-Leitungen gesendet und empfangen werden. Ganz nach dem individuellen Bedarf kann der Ausbau der Leitungskapazitäten erfolgen. Das eComPlus gateway Anschlussgerät wird an ISDN Basis-Mehrgeräteanschlüsse (wahlweise direkt über NTBA oder als S0-Bus aus einer TK-Anlage herausgeführt) und über eine IP-Adresse im System i LAN via Ethernet angeschlossen. Das Modell ePUCG2 (eComPlus Unified Communication Gateway) ist für den Anschluss von bis zu 2 ISDN Basis-Mehrgeräteanschlüssen ausgelegt. Da auf jedem Basis-Mehrgeräteanschluss 2 Kanäle vorhanden sind, bedeutet dies, dass 1 bis 4 Fax-Leitungen oder Kanäle in einem Gerät zur Verfügung stehen können. über den zu erwerbenden eComPlus Lizenzcode wird die Anzahl der gleichzeitig nutzbaren Fax-Leitungen geregelt. Diese zusätzlichen Fax-Leitungen können entweder temporär zum Auffangen saisonaler Belastungsspitzen oder dauerhaft freigeschaltet werden.

Austausch von Fax-Boxen mit Twinax-Anschluss

Die aktuellen IBM Power Systeme für IBM i sind standardmässig mit LAN-Anschlüssen ausgestattet. Für einen Umstieg von alten Fax-Boxen mit Twinax-Anschluss auf moderne eComPlus gateway LAN Anschlusseinheiten bietet Gräbert attraktive Austauschkonditionen für Altgeräte. Jetzt vorsorgen, um die Zukunftsfähigkeit zu sichern: Der Austausch von teilweise bereits seit Jahrzehnten im Einsatz befindlichen Fax-Boxen mit Twinax-Anschluss ist äußerst empfehlenswert.

Archivierung von eMail und Fax in elektronischen Akten


Geschäftsrelevante eMails und Faxe unterliegen der Aufbewahrungspflicht wie alle anderen Belege und Dokumente und müssen kunden- / lieferantenbezogen in den zugehörigen elektronischen Akten im Kontext mit allen anderen Dokumenten des Unternehmens archiviert werden. Mit Gräbert ArchivPlus kann die nahtlose Integration erfolgen. Der Versand von archivierten Belegen per eMail oder Fax kann wiederum auf einfache Art und Weise mit eComPlus realisiert werden.

Spam-Filterung beim eMail-Empfang

Um dem Spam-Aufkommen entgegenzusteuern, kann für vertrauenswürdige eMail-Adressen eine sog. WhiteList z.B. aus einer vorhandenen Kundendatei angelegt werden und eine BlackList für bekannte Spammer. Wird allerdings in einer eMail so eindeutig Spam erkannt, dass sogar die WhiteList ignoriert werden muss, wird der Absender-Hostname automatisch in die BlackList aufgenommen und dynamisch verwaltet.

eBilling: Elektronischer Rechnungsversand wird einfacher


Der Rechnungsversand per Post ist nicht mehr zeitgemäß und birgt ein enormes Einsparpotenzial in sich, denn der elektronische Rechnungsversand rechnet sich bereits ab wenigen Belegen. War bisher zum Nachweis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung lt. §14 Abs.3 UStG mindestens eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, kann nach in Kraft treten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 nun auch "… ein innerbetriebliches Kontrollverfahren …" verwendet werden, "…das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann." Damit wird der elektronische Rechnungsversand im PDF-Format per eMail vom IBM System i deutlich einfacher. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist somit nur noch optional aber nicht mehr verpflichtend. Sie stellt aber weiterhin ein geeignetes Verfahren zur Erkennung von Veränderungen während der übertragung dar. Mit eComPlus (auf Wunsch mit dem Zusatzmodul SignInvoice für Signaturen) kann der Rechnungsversand über eMail oder Fax direkt auf dem IBM System i realisiert werden.

Sicherheit beim eMail-Versand: Signieren und Verschlüsseln

Für eine vertrauenswürdige eMail-Kommunikation ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass eMails nicht unbefugt gelesen oder verändert werden und auch von den vermuteten Absendern stammen. Diese Sicherheitsmerkmale werden unter den Begriffen Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität zusammengefasst. Mit dem eComPlus Zusatz-Modul SignCrypt zur Verschlüsselung von ausgehenden System i eMails und Signierung mit fortgeschrittenen Signaturen werden eMails vor Manipulationen geschützt.

System i überwachung mit MonitorPlus

Als Ergänzung zu eComPlus kann MonitorPlus zur Fernüberwachung eines System i installiert werden. Mit dem Job-Monitor kann eine Nachricht z.B. an den Systemadministrator veranlasst werden, sobald sich ein zu überwachender System i Job beendet hat. Der Benachrichtigung kann das Jobprotokoll hinzugefügt und ein im Monitor hinterlegter Notstartbefehl aufgerufen werden. Der Nachrichten-Monitor überwacht System i Messagequeues (z.B. QSYSOPR) auf definierte Meldungen und versendet bei deren Eintritt eine Nachricht an den Empfänger. Diese kann bei Einsatz von eComPlus als SMS, eMail oder Fax versendet werden. Ansonsten kann die Nachricht in eine Messagequeue gestellt oder dem MailServerFramework des System i übergeben werden.