Modernes Dokumenten-Management für IBM i

Scannen - Workflow - Archivierung - Messaging


DMS für den Mittelstand


Investitionen in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) gehören weiterhin zu den absoluten Top-Projekten. Neben der Erfüllung von Aufbewahrungspflichten seitens des Gesetzgebers geht es vor allem um die Optimierung der Geschäftsprozesse im Sinne eines weitestgehend papierlosen Beleg-Managements und um die kontextbezogene Archivierung von eMails, Faxen, Rechnungen, Bestellungen und sonstigen Office-Dokumenten. Unternehmen arbeiten effizienter, wenn die Belege und Dokumente papierlos verwaltet, bearbeitet und zentral im Kontext der zugehörigen geschäftsrelevanten Dokumente archiviert werden. Die Gräbert Lösungen ArchivPlus und eComPlus für IBM System i sind dazu bestens geeignet. Die Systeme können schnell eingeführt und ganz nach dem tatsächlichen Bedarf aus den Funktionen Scannen, Workflow, Archivieren, Messaging etc. modular aufgebaut werden.


Scannen, Workflow und automatisierte Datenextraktion setzen sich durch


ArchivPlus bietet umfangreiche Funktionen zur elektronischen Verwaltung und inhaltlichen Erschließung. Auf Papier vorliegende Belege können über Scanner digitalisiert und für die elektronische Vorgangsbearbeitung nutzbar gemacht werden. Für die anschließende papierlose Bearbeitung und Weiterleitung steht das Workflow-Modul zur Verfügung. So können Eingangsrechnungen nach dem frühen Scannen im Posteingang zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auf der Rechnung können elektronisch Markierungen angebracht, Kostenstellen zugewiesen, Stempel aufgebracht und Zahlungen genehmigt werden. Durch direktes Freigabe-Stempeln von Belegen mit automatischer Weiterleitung an den Aufgabenkorb des nächsten Bearbeiters kann eine deutliche Beschleunigung der Geschäftsprozesse erzielt werden. Zusätzlich kann die Erfassung von Kontierungsdaten zur übergabe an das FiBu-System und zur automatischen Verbuchung realisiert werden. Mit der automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen können über verschiedene Verfahren z.B. nach OCR- und Freiform-Erkennung Daten aus gescannten Papierbelegen ausgelesen, gegen Bestelldaten auf dem System i auf Plausibilität geprüft und nachfolgenden Anwendungen bereitgestellt werden.

Aktenzugriff überall:


Recherche via Browser, 5250- oder Windows Client oder mobilem Client Im Vertrieb müssen alle vertriebsrelevanten Belege jederzeit zur Hand sein, um mit dem Kunden kompetent verhandeln zu können. Dazu gehören beispielsweise Angebote, die per eMail verschickt wurden, der per Briefpost vom Kunden erteilte Auftrag, die per Fax versendete Auftragsbestätigung sowie die im Rahmen von Zukäufen erfolgten Bestellungen mit ihren Lieferbestätigungen bis hin zur erstellten Ausgangsrechnung, die direkt aus der Fakturierung der elektronischen Akte zugefügt wurde. Um Mitarbeitern nur die für sie relevanten Belege bereitzustellen, wurde die flexible Anordnung recherchierter Dokumente auf Registerkarten geschaffen. So können mit der komfortablen, PHP-basierenden Web-Browser-Recherche (s. Abb. oben links) oder der Windows-basierten Recherche (s. Abb. oben rechts) nur die für diesen Bereich relevanten Belege angezeigt werden: In dem Vertriebsbeispiel also nur die vertriebsrelevanten Belege vom Angebot über Auftrag, Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung.
Und im Vorgriff auf das nächste Release hat Gräbert seine Browser-App für Android und iOS für mobile Geräte wie Tablet-PCs und SmartPhones vorgestellt (s. Abb. links). In Anbetracht der Vielzahl der am Markt verfügbaren Geräte mag für spezifische Geräte noch eine weitere Optimierung der Präsentation erforderlich sein. Sprechen Sie uns an, wenn Sie den mobilen ArchivPlus Client einsetzen wollen.

Varianten der Langzeit-Speicherung


ArchivPlus unterstützt auch die Speicherung auf festplattenbasierten Compliance Storage Systemen, z. B. für die Ablösung von optischen Plattenarchiven IBM 3995 und 3996. Lösungen auf Basis Silent Cube, TriCSS, GrauData oder NetApp, die über NFS in das IBM System i LAN eingebunden sind, werden unterstützt. Von IBM werden die Data Retention Systeme DR550, N-Serie und Information Archive unterstützt. Für alle Systeme wird das Modul Externe Speicherung benötigt. Das ArchivPlus Basismodul ermöglicht die Speicherung in IFS-Verzeichnissen, die auf lokalen Magnetplatten des System i liegen.

Archivierung von eMail und Fax sowie Versand archivierter Dokumente

Geschäftsrelevante eMails und Faxe unterliegen der Aufbewahrungspflicht wie alle anderen Belege und Dokumente und müssen kunden-/lieferantenbezogen in den zugehörigen elektronischen Akten im Kontext mit allen anderen Dokumenten des Unternehmens archiviert werden. Selbstverständlich sind der Archivierung geeignete Verfahren zur Spam-Filterung (u.a. Black- und White List) und automatischen Datenbank-Zuordnung vorzuschalten. Der Versand von eMails und Faxen direkt aus Anwendungen auf dem System i (z.B. Bestellungen, Auftragsbestätigungen etc.) kann problemlos mit der Unified Messaging Lösung Gräbert eComPlus realisiert werden. Auch archivierte Dokumente können so papierlos per eMail oder Fax übertragen werden.

Integration in Fakturierung, Vertrieb, FiBu und Lohn/Gehalt

Die automatische Archivierung von Belegen aus System i Anwendungen wie Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen etc. lässt sich in der Regel innerhalb nur eines Tages einführen. Durch den FiBu-Connector kann die Einbindung in die Finanzbuchhaltung (z.B. DKS) zur direkten Beleganzeige erfolgen. Belege und Journale aus der Lohn-/Gehaltsabrechnung (z.B. Loga/400) sowie aus CRM können ebenso gespeichert werden.

Schneller ROI: Kostensenkung bei steigender Leistung


Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse optimieren, um ihre Kosten zu senken. Aber Kostensenkung allein ist keine zukunftsweisende Strategie: Durch die Einführung von DMS, Workflow und Archivierung auf elektronischem Wege können zugleich neue Potentiale freigesetzt werden, die sogar zu einer Leistungssteigerung führen können. Und gut strukturierte DMS-Projekte amortisieren sich bereits innerhalb von 1 bis 3 Jahren, auch bei kleineren Belegmengen