eMail- und Fax-Archivierung

Müssen eMails und Faxe archiviert werden? Ja, denn eMails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzu-bewahren.

Der ArchivConnector von ArchivPlus

Die Firma Gräbert hat die Schnittstelle zwischen Messaging-Lösung eComPlus für eMail und Fax und der Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ArchivPlus weiter entwickelt. Diese ermöglicht das Archivieren eingehender und versandter eMails und Faxe mit automatischer Zuordnung zum hinterlegten Adressstamm.
Über Filterregeln kann definiert werden, welche eMails und Faxe von der Archivierung ein- oder ausgeschlossen werden sollen.

Ein- und Ausschluss-Filterregeln

Um zu verhindern, dass nicht relevante eMails, z.B. nicht angeforderte Werbe-eMails usw., mit in das Archiv aufgenommen werden, können Ausschlussregeln, sogenannte Filter, definiert werden. eMails, die eine oder mehrere Ausschlussregeln erfüllen, werden von der Archivierung ausgeschlossen. Somit kann im Vorfeld verhindert werden, dass eMails, die beispielsweise in der Betreffzeile "Newsletter", "Info" oder "Ticker" stehen haben oder eMails, die von bestimmten Absendern geschickt werden, das elektronische Kundenarchiv unnötig füllen.
Filterregeln können beispielsweise gesetzt werden für: eMail-Empfänger, eMail-Absender, Betreffzeile, Datum, Kategorie, Textinhalte. Filterregeln können aber auch gesetzt werden, um sicher zu gehen, dass wichtige eMails archiviert werden. Es werden dann sogenannte Einschluss-Filter definiert.

Darüber hinaus können eingehende und zu versendende Faxe über Filterregeln von der Archivierung ein- oder ausgeschlossen werden. Dabei wird hinterlegt, dass beim Auftreten bestimmter Faxnummern - oder Kennungen ein Archivierungsvorgang aufgerufen wird oder nicht.

Lösung aus einem Haus

Das Versenden archivierter Dokumente aus ArchivPlus via eMail und Fax ist schon seit einigen Jahren realisiert. Das Archivieren der eingehenden und versendeten Dokumente rundet nun das Paket von Gräbert ab.
Für die iSeries Anwender besteht der große Vorteil darin, dass sowohl die Archiv- als auch die Messaging-Lösung aus einem Haus kommen, die Schnittstellen aufeinander bestens abgestimmt sind und somit eine reibungslose Integration der Produkte ineinander möglich ist.