ArchivPlus mit erweitertem Workflow-Modul

Die Besonderheiten des erweiterten Workflow-Moduls von ArchivPlus bestehen unter anderem darin, dass neben standardisierten Abläufen auch individuelle definiert werden können. Alle Veränderungen am elektronischen Dokument erfordern eine Dokumentation. Bei dem Gräbert Workflow-Modul werden die gescannten Original-Dokumente nicht verändert. Alle Bearbeitungsschritte, wie das Hinzufügen von Bemerkungen, z.B. durch Posteingangsstempel oder Mitarbeiterunterschriften, werden ausnahmslos als Versionen zum Original abgespeichert. Somit ist gleichzeitig ein Rückverfolgen der einzelnen Bearbeitungsschritte gewährt.
Ein weiteres Leistungsmerkmal sind die Definitionen von Zugriffsberechtigungen auf unterschiedlichen Berechtigungsebenen, um nur befugte Mitarbeiter mit den Dokumenten arbeiten zu lassen.

Möglich ist auch automatische Indexierung eines Vorganges bzw. Dokumentes aus Anwendungsprogrammen heraus in ArchivPlus ist. Realisiert wird das durch die Universelle Bildschirm-Schnittstelle (UBS) in ArchivPlus. Durch das Drücken des UBS-Button werden die Anwendungsdaten dem Bildschirm entnommen und die Indexierungsmaske mit entsprechendem Inhalt angezeigt. Es können manuell noch Änderungen vorgenommen werden. Durch das anschließende Bestätigen wird der gesamte Vorgang im Archiv indexiert. Der Workflow-Prozess ist beendet.