Intelligente und automatisierte Rechnungsbearbeitung

Immer mehr Dokumente liegen elektronisch vor, ob gescannt oder von Beginn an. Ein Großteil der darin enthaltenen Daten sind wichtig für Geschäftsprozesse und die ordnungsgemäße Archivierung. Daher müssen die Daten extrahiert werden. OCR, ICR oder Dokumentenanalyse sind Techniken mit denen Dokumenteninhalte erschlossen werden können.

Mit der Dokumenten-Management- und Archiv-Lösung ArchivPlus kann der Prozess Posteingang, z.B. eingehende Papierbelege, wie Rechnungen, Lieferscheine, Rechnungen etc., automatisiert werden. Je nach Komplexität der Geschäftsprozesse werden einzelne Arbeitsschritte wesentlich vereinfacht, Durchlaufzeiten, Verarbeitung, Verteilung verkürzt und Kosten gesenkt.

Elektronische Rechnungsbearbeitung
Um Eingangsrechnungen elektronisch zu bearbeiten und in ArchivPlus zu archivieren, sind in der Regel zwei Arbeitsschritte nötig:

Das Erzeugen eines neuen ArchivPlus Dokumentes durch Scannen und das Indexieren der Rechnung. Die Indexierung kann durch den Einsatz geeigneter Verfahren automatisiert erfolgen. So können mit Hilfe der OCR-Erkennung Daten automatisch extrahiert werden. Neben OCR stehen zum Beispiel auch die ICR- (Handschrift) Erkennung oder die Freiformerkennung als weitere Methoden zur Verfügung, Inhalte zu interpretieren und entsprechende Daten herauszuziehen.

Zusätzlich kann ein Workflow ausgelöst werden, bei dem die entsprechenden Sachbearbeiter die Rechnungen an ihren Bildschirm weitergeleitet bekommen, diese prüfen und mit entsprechenden Bemerkungen elektronisch freigeben.

Komplette DMS- und Archiv-Lösung
Das Dokumenten-Management- und Archiv-Software-Paket lässt sich nahtlos in bestehende Anwendungen einfügen, archiviert alle erzeugten oder extern erhaltenen Dokumententypen (Spool- oder PC-Dokumente, gescannte Dokumente, eMails und Faxe) in einem einheitlichen Archiv und hält diese für den jederzeitigen Zugriff, auch von unterwegs, bereit.