Unternehmen unter Zugzwang

Mit der Änderung der Abgabenordnung (AO) im Rahmen der Steuerreform 2000 gibt es zum 1.1.2002 neue Anforderungen an die Unternehmen zur Aufbewahrung von Unterlagen. Aus den §§ 146 & 147 AO und den als "Ausführungen" des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zu verstehenden GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ergeben sich diese Erfordernisse.

Ziel des Gesetzes

Ziel der Gesetzesänderung ist es u.a., die Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden zu vereinfachen und digitale Unterlagen nach § 146 Abs.5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Denn der Zugriff der Finanzbehörden auf diese Daten soll ab 2002 über drei Wege möglich sein: über den direkten Zugriff auf das firmeneigene DV-System, über den mittelbaren Zugriff durch das Personal des Steuerpflichtigen über vom Prüfer geforderte maschinelle Auswertung oder über die Bereitstellung eines Datenträgers, z.B. einer CD.
Das Gesetz besagt auch, dass das Archivieren steuerlich relevanter Daten allein als Papierbeleg oder auf Mikrofilm künftig nicht mehr ausreicht.

Die Entscheidung ist gefallen

Als Prüfsoftware hat sich das Bundesministeriums für Finanzen (BMF) für die Softwarelösung IDEA entschieden. Die Datenanalysesoftware des kanadischen Herstellers CaseWare IDEA Inc. konnte sich gegen andere Mitbewerber durchsetzten und ist bereits in über 40 Ländern im Einsatz. Jetzt werden auch die Mitarbeiter in den deutschen Finanzämtern mit IDEA vertraut gemacht.

Bedeutung für iSeries (AS/400)-Anwender

Für iSeries (AS/400)-Anwender bedeutet das, dass alle digital erzeugten und bearbeiteten steuerlich relevanten Daten für 10 Jahre in einem Endarchiv archiviert und revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

Das Systemhaus Gräbert, Berlin, bietet mit ArchivPlus eine komplette Schnelleinstiegsmöglichkeit in die elektronische Archivierung an. Innerhalb nur eines Tages kann die Spool-Archivierung einfach in Unternehmen integriert werden. Über Zugriffsbestimmungen kann definiert werden, welche Betriebsunterlagen der Prüfer letztendlich einsehen darf und welche nicht. Zudem besteht die Alternative, alle relevanten Daten auf externe CDs zu transportieren und diese dem Prüfer zur Verfügung zu stellen. ArchivPlus kann zu jedem späteren Zeitpunkt zu einer Dokumenten-Management-Lösung mit integrierter Scanfunktion und Workflow ausgebaut werden. Schrittweise kann zudem die Spool-Archivierung um das Speichern von PC- und MultiMedia-Dateien im selben Archiv erweitert werden.

Über die Recherchemöglichkeiten 5250-Emulation, Windows-Recherche-Client und Web-Browser, oder direkt aus Anwendungsprogrammen heraus, über die Universelle Bildschirm-Schnittstelle, lassen sich archivierte Dokumente schnell finden.

Link zur Präsentation "Änderung der Abgabenordnung (AO) im Rahmen der Steuerreform 2000 zum 1.1.2002 und die neuen Anforderungen an die Unternehmen.